Ngày nay, máy POS cầm tay dường như đã trở thành thiết bị không thể thiếu tại các quầy thanh toán. Chúng ta có thể tìm thấy loại máy này ở các siêu thị, cửa hàng lớn nhỏ, đơn vị dịch vụ,… Máy POS cầm tay giúp cho việc thanh toán của cả khách hàng và nhân viên dễ dàng hơn.
Mục lục
Máy POS cầm tay là gì?
Máy POS cầm tay là thiết bị hỗ trợ quản lý bán hàng và thanh toán.
Về thiết kế, máy POS được làm nhỏ gọn, diện tích tương đương với điện thoại di động. Máy có màn hình cảm ứng và khả năng in hoá đơn, tích hợp phần mềm quản lý bán hàng. Với thiết bị này, khách hàng ngồi tại chỗ vẫn có thể thanh toán, không cần phải chờ ở quầy thu ngân.
Về giá cả, tuỳ vào chức năng và ưu điểm, máy POS có giá dao động từ khoảng 1.500.000 ~ 9.000.000 VND.
Những tiện ích của máy POS cầm tay
Tính di động
Nhờ thiết kế nhỏ gọn nên người thanh toán có thể sử dụng máy POS cầm tay giống như một chiếc điện thoại di động. Người sử dụng có thể cầm máy và dùng tại bất cứ đâu, khách hàng không cần phải trực tiếp đến quầy thanh toán.
Dễ theo dõi đơn hàng
Máy POS có thể lưu lại thông tin mỗi đơn hàng, hạn chế khả năng bị thất thoát. Nếu như cách lưu đơn hàng trên giấy kiểu truyền thống vừa cồng kềnh vừa tốn thời gian, thì với máy POS cầm tay, người dùng sẽ không phải gặp những khó khăn đó.
Một ưu điểm khác đó là máy POS giúp đảm bảo tính minh bạch, đề phòng trường hợp nhân viên không trung thực khi tính tiền.
Tích hợp tính năng in hoá đơn
Thị trường ngày nay đã xuất hiện máy POS cầm tay tích hợp tính năng in hoá đơn vô cùng hữu dụng. Chỉ với vài giây, máy có thể xuất hoá đơn ngay tại máy.
Camera quét mã vạch
Bạn có thể sử dụng máy để quét mã vạch mà không cần dùng máy tách rời. Tính năng này cũng giúp giảm thiểu chi phí và làm công đoạn thanh toán nhanh gọn hơn.
Tiết kiệm chi phí
Như đã đề cập ở trên, nhờ sự đa năng của máy mà chi phí cần đầu tư sẽ được giảm đi rất nhiều. Vì vậy mà chúng ta thấy máy POS cầm tay càng ngày càng phổ biến ở các siêu thị, cửa hàng, nhà hàng, khách sạn,…
Cách thanh toán qua máy POS cầm tay
Đối với chủ máy
Các bước thực hiện thanh toán dành cho chủ máy/nhân viên thanh toán như sau:
Bước 1: Nhận biết thẻ từ khách hàng, kiểm tra hạn sử dụng của thẻ
Bước 2: Xác định loại thẻ
- Nếu là thẻ chip: chèn thẻ vào khi đọc thẻ, hướng mặt chip lên trên, giữ thẳng và chèn phần có mặt chip vào.
- Nếu là thẻ từ (là thẻ có vạch đen dài ở mặt sau): quẹt thẻ đi theo hướng từ đầu tới cuối khe đọc thẻ.
Bước 3: Khi đó máy POS sẽ hiển thị thông tin khách hàng, lúc này nhân viên nhập số tiền cần thanh toán và nhờ khách nhập mã PIN (nếu thẻ yêu cầu).
Khi khách hàng nhập mã PIN, nhân viên nên đứng cách ra một khoảng, nhìn sang phía khác để giữ sự riêng tư.
Bước 4: Nhân viên đưa biên lai để khách hàng kiểm tra và ký tên xác nhận. Quá trình thanh toán đã được hoàn thành.
Đối với người thanh toán
Bước 1: Người thanh toán xuất trình thẻ. Nhân viên sẽ quẹt thẻ ATM qua máy POS.
Lưu ý: Tuyệt đối không để nhân viên cầm thẻ đi khỏi tầm mắt, đề phòng việc bị chụp lại sẽ có rất nhiều rủi ro sau này.
Bước 2: Sau khi nhân viên xác nhận số tiền cần thanh toán và nhập thông tin, khách hàng nhập mã PIN vào máy.
Lưu ý: Khi nhập mã PIN, bạn nên chú ý không để người khác đọc được số, đưa mặt màn hình về phía mình và nên che tay lại, đề phòng kẻ gian đánh cắp thông tin.
Bước 3: Nếu mã PIN nhập đúng, biên lai sẽ được xuất ra. Bạn chỉ cần kiểm tra lại thông tin biên lai và ký tên là quá trình thanh toán được hoàn tất.
Phí sử dụng máy POS cầm tay
Máy POS đã trở nên phổ biến rộng rãi do sự cạnh tranh của các ngân hàng và nhu cầu sử dụng của khách hàng. Thông thường thì bạn sẽ được miễn phí chi phí lắp đặt.
Chi phí mà đơn vị kinh doanh phải trả được tính vào phần trăm nhỏ giá trị hoá đơn mỗi lần cà thẻ/thanh toán. Mỗi ngân hàng có mức phí khác nhau. Điểm chung đó là chi phí sử dụng máy POS tỷ lệ thuận với doanh thu của đơn vị đó.
Mức phí cụ thể như sau:
- Đối với đơn vị kinh doanh lắp đặt máy POS: Mức phí thanh toán qua máy POS thẻ quốc tế là 2% đến 2,5%. Thẻ nội địa có mức phí dưới 1% trên tổng giao dịch.
- Đối với khách hàng: Quẹt thẻ thanh toán tại máy POS sẽ hoàn toàn miễn phí. Bạn lưu ý nơi nào tính phí sử dụng máy của khách hàng sẽ được coi là trái quy định của ngân hàng.
Những lưu ý khi sử dụng máy POS cầm tay
Đối với đơn vị kinh doanh
Thay giấy: Giấy thường ở dạng cuộn tròn, người dùng mở nắp khay đựng giấy, kéo một phần giấy lên sau đó đóng nắp lại.
In hoá đơn: Trong trường hợp máy bị kẹt giấy/hết giấy, nhấn phím Func 72 > Enter. Để in lại hoá đơn, nhấn phím Func 73 > nhập số hoá đơn > Enter.
Kiểm tra hạn sử dụng thẻ: Để tránh làm mất thời gian của đôi bên, nhân viên cần kiểm tra thời hạn sử dụng trước khi thanh toán cho khách hàng.
Trước khi xác nhận, cần kiểm tra kỹ số tiền cần thanh toán: Việc xử lý trường hợp chuyển tiền nhầm và hoàn tiền có thể kéo dài đến vài tuần. Vì vậy nhân viên luôn luôn phải kiểm tra số tiền cần thanh toán một cách cẩn thận.
Đơn vị tiền tệ: Một số đơn vị kinh doanh đặc thù có thể sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ khác ngoài VND. Nhân viên cần kiểm tra đơn vị tiền tệ trước khi thanh toán, tránh nhầm lẫn, mất thời gian.
Kiểm tra đường truyền internet: Máy POS hoạt động nhờ mạng Wifi. Vì vậy, nhân viên cần kiểm tra đường truyền trước và trong ca làm việc.
Đối với chủ thẻ
Chủ thẻ cần cẩn thận trong việc bảo mật thông tin thẻ, đề phòng kẻ gian đánh cắp thông tin, cụ thể là những cách sau:
– Tuyệt đối không được cho người khác mượn thẻ (kể cả người thân).
– Không tiết lộ mã PIN cho bất cứ ai kể cả người thân hay nhân viên ngân hàng, đồng thời nên che tay lại khi nhập mã PIN.
– Không đưa thẻ cho người khác mà không quan sát, đề phòng bị chụp lại thông tin. Lấy lại thẻ ngay nếu phát hiện những hành vi bất thường.
– Với người dùng thẻ chip EMV: khi thanh toán, hãy ký tên vào mặt sau thẻ (nên xóa số CVV trên thẻ).
– Ký ngay tên vào khoảng trắng yêu cầu phía sau của thẻ ATM để nhân viên kiểm tra lại thông tin khi quẹt thẻ.
– Phải có được hóa đơn sau khi quẹt thẻ và kiểm tra số tiền đã thanh toán đầy đủ. Bạn nên giữ lại hóa đơn và các chứng từ liên quan để đối chiếu khi cần thiết.
Máy POS cầm tay là thiết bị mà các đơn vị kinh doanh đều nên sở hữu bởi sự tiện ích cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí. Dù là nhà hàng, quán cafe hay cửa hàng thì cũng cần có thiết bị thông minh này. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ hiểu hơn về cách sử dụng máy POS cầm tay và những điều cần biết khác.
